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Integrierte Managementsysteme für eine effizientere Unternehmenssteuerung

Für die Unternehmenssteuerung werden aktuelle und aussagekräftige Kennzahlen benötigt, die mit Prozessen, Ressourcen und Verantwortungsbereichen verknüpft sind. Neue, mit ERP-Programme integrierte Management-Systeme – so genannte Cockpits – erfüllen diese Anforderung zu einem für mittelständische Anwender beherrschbaren Aufwand.

Cockpit-Ansicht. Bilder: AP

Der Aufwand, um Prozesse und Organisationsstrukturen zu berücksichtigen und erforderliche Daten aus verschiedenen IT-Programmen zusammen zu führen, überfordert insbesondere die EDV-Abteilungen und Kostenbudgets mittelständischer Unternehmen.

Die Herausforderung besteht darin, die Informationen aus den verschiedenen IT-Anwendungen wie ERP, CRM, MES und BDE in einem übergreifenden Kennzahlensystem abzubilden. Parallel ermöglichen nur wenige Programme die wichtige Aufschlüsselung der zusammengeführten Informationen eines Kennzahlen-Cockpits nach den zugrunde liegenden Datenquellen. Das schränkt eine schnelle Ursachenermittlung ein, wenn Umsätze unerwartet hinter den Prognosen zurück bleiben oder Liefertermine in Verzug geraten.

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Viele Anwendungen greifen zu kurz, da sie nur die abweichenden Messgrößen darstellen, Prozess- und Organisationsstrukturen sowie Verantwortungsbereiche jedoch vernachlässigen. Fragen nach der Zuständigkeit von Mitarbeitern oder Auswirkungen auf andere Vorgänge bleiben unbeantwortet. Führungskräfte müssen sich fehlende Informationen und Zusammenhänge aus Dutzenden verschiedenen Datenquellen zusammensuchen oder mühsam telefonisch erfragen. Dies beeinträchtigt eine schnelle Reaktion auf einzelne negative Messgrößen und behindert in der Summe eine strategische Unternehmensführung.

Integrierte Managementsysteme als Grundlage

Die Effizienz von Kennzahlensystemen hängt folglich unmittelbar von einer Verknüpfung mit Abläufen, Organisationsstrukturen und ERP-Daten ab, damit alle relevanten Messgrößen aus den Bereichen Vertrieb, Logistik und Produktion einfließen können. Eine neue Generation integrierter und direkt mit ERP-Funktionen gekoppelter Managementsysteme erfüllt jetzt diese Anforderungen.

Sie bieten Managern übersichtliche Cockpits, aus denen sie per Drop-Down-Menüführung, unter Einbeziehung von Abläufen und Verantwortungsbereichen Informationen bis zu den unterschiedlichen Datenquellen zurückverfolgen können. Zeigen die Instrumente beispielsweise einen unerwarteten Umsatzeinbruch an, sehen Führungskräfte mit wenigen Mausklicks welcher Kundenauftrag von welchem Vertriebsmitarbeiter betroffen ist und ob beispielsweise Probleme in der Logistik oder Produktion der Auslöser sind.

Die Basis: Organisations- und Prozessstrukturen

Durch eine Kopplung an moderne ERP-Softwareplattformen mit erweitertem Funktionsumfang verfügen integrierte Managementsysteme bereits über eine geeignete Grundstruktur für die Datenverwaltung und Informationsverteilung in mittelständischen Betrieben. Ergänzend bieten sie die Möglichkeit, Mitarbeiterprofile anzulegen und diese mit Qualifikationen und Funktionsbeschreibungen einzelner Abteilungen zu verknüpfen. Unternehmen erhalten damit einen Überblick über Kompetenzen, können diese standardisiert und strukturiert verwalten und gegebenenfalls schnell Prozess- mit Stellenanforderungen abgleichen.

Den nächsten Schritt bildet eine Beschreibung und Dokumentation grundlegender Abläufe, beispielsweise von der Entwicklung über den Verkauf und die Herstellung bis hin zur Rechnungsstellung. Als Datenbasis dienen erneut moderne ERP-Systeme, die über moderne Internettechnologien wie Web Services eine prozessorientierte Vorgangsabwicklung unterstützen.

Einfache Prozessbeschreibung und -pflege ist gefordert

Aus Sicht von mittelständischen IT-Abteilungen besteht die Voraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung eines Kennzahlensystems in einer einfachen Model-lierung und Pflege der Abläufe. Hier setzen Lösungen wie das integrierte Managementsystem IMS des gleichnamigen Anbieters neue Maßstäbe. Das Prozessmodul setzt keinerlei spezielles EDV-Wissen voraus und ermöglicht einen schnellen Aufbau einer standardisierten Ablaufstruktur einschließlich Schnittstellen und Leistungsbeschreibungen.

Die Anwender erreichen homogene Rollenbeschreibungen, die Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Befugnissen berücksichtigen. Damit schaffen Unternehmen zugleich eine Basis für eine schnellere und flexiblere Anpassung ihrer Geschäftsprozesse und erlangen einheitliche Schnittstellen für den Informationsaustausch mit Kunden, Partnern und Lieferanten. Im Zusammenspiel mit einer modernen ERP-Lösung können mittelständische Betriebe erstmals ihre unternehmensweiten Prozesse transparent und durchgehend abbilden – bei einem um bis zu 50% reduzierten Administrations- und Pflegeaufwand.

Cockpits für alle Leistungsbereiche

Eine Verknüpfung von ERP-Daten mit den modellierten Abläufen, dokumentierten Organisationsstrukturen und Ressourcen bildet die Grundlage für die Definition flexibler Cockpits. Messgrößen lassen sich über Beziehungen und Formeln zu aussagekräftige Kennzahlen zusammenführen. Neben Leistungsdaten aus dem Vertrieb oder der Produktion sind Strategie-Cockpits sowie Messinstrumente für einzelne Abteilungen oder Organisationseinheiten darstellbar. Zu Messreihen verdichtete Messwerte aus unterschiedlichen Firmenbereichen fließen in übergeordnete Kennzahlen ein.

Im Gegenzug sind beliebige Informationen und Zusammenhänge aus der Instrumentenübersicht per Drop-Down-Menüführung nachvollziehbar. Führungskräfte können bei abweichenden Ergebnissen schnell zugrunde liegende Abläufe sowie zuständige Abtei-lungen und Mitarbeiter ermitteln und umgehend steuernd eingreifen. Ausgewählte Geschäftsrisiken lassen sich dabei bereits während der Prozessdefinition klassifizieren und definieren. Eine Hinterlegung von Befugnissen beispielsweise für Budgetfreigaben oder eines Eskalationsmanagements im Falle von Gewährleistungen minimieren das unternehmerische Risiko. Zugleich unterstützen und erleichtern die flexiblen Cockpits eine Verfolgung der strategischen Unternehmensziele.

Kontinuierliche Prozessverbesserungen werden ermöglicht

Das volle Nutzenpotenzial eines integrierten Managementsystems im Zusammenspiel mit einer ERP-Anwendung verdeutlichen Lösungspartner wie IMS und die AP AG. Die Systeme IMS und AP plus bieten Führungskräften auf Basis der .Net-Plattform von Microsoft und einer durchgehende Datenintegration übersichtliche Cockpits für alle wichtigen Leistungsdaten. Zielabweichungen werden umgehend sichtbar und nachvollziehbar. Der Einsatz der beiden Systeme ermöglicht insbesondere mittelständischen Unternehmen eine Umsetzung von einheitlichen Prozessstrukturen als Grundlage für ein präzises Controlling und eine kontinuierliche Verbesserung von Abläufen. Sowohl die IT-Abteilung als auch das Management können die gemeinsame Systemumgebung einfach und intuitiv bedienen.