Finanzen E-Rechnungen erfordern in der Übergangsphase erhöhte Vorsicht

Autor / Redakteur: Gert Klöttschen und Markus Müller / Claudia Otto

Elektronische Rechnungen gewinnen im Geschäftsverkehr an Bedeutung. Doch dabei können sich leicht Fehler einschleichen, die weitreichende steuerliche Nachwirkungen haben. Unternehmen sind in der Pflicht, die erforderliche Sorgfalt an den Tag zu legen.

Anbieter zum Thema

Die Anforderungen an die Rechnungslegung variieren von Land zu Land. Mit diesem Umstand müssen sich alle international agierenden Unternehmen auseinandersetzen.
Die Anforderungen an die Rechnungslegung variieren von Land zu Land. Mit diesem Umstand müssen sich alle international agierenden Unternehmen auseinandersetzen.
(Archiv: Vogel Business Media)

In den kommenden Jahren ist mit einem stetigen Anstieg der elektronischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen deutscher Unternehmen zu rechnen. Die Krux: Lange Zeit blieb unklar, welche organisatorischen und technischen Anforderungen von Unternehmen gegenüber den Finanzbehörden einzuhalten sind.

Finales Anwendungsschreiben für E-Rechnungen endlich veröffentlicht

Endlich hat nun das Bundesministerium für Finanzen (BMF) das finale Anwendungsschreiben zur Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung veröffentlicht. Die Kernpunkte des BMF-Schreibens sind: die Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen sowie deutlich reduzierte Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen. Das heißt, es sind keine technischen Verfahren mehr vorgeschrieben, sodass jetzt mehr Übermittlungsarten möglich sind.

Die Neuregelung der Umsatzsteuernachschau besagt, dass Prüfer nun unangemeldet Einsicht in die EDV-Systeme nehmen können. Die Implementierung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens wird als notwendig erklärt, es unterliegt aber keiner Dokumentationspflicht.

Fallstricke im Prozessablauf erkennen und vermeiden

So weit so gut, jedoch lässt das BMF-Schreiben viele drängende Praxisfragen unbeantwortet. Somit bleiben Unternehmen selbst in der Pflicht. Leicht kommt es beim elektronischen Rechnungsaustausch zu Fehlern, die weitreichende steuerliche Nachwirkungen haben. Unternehmen sollten innerbetriebliche Regelungen treffen, um eine praktikable wie ordnungsgemäße Verfahrensweise zu gewährleisten. So lassen sich mögliche Fallstricke im Prozessablauf gezielt erkennen und von vorneherein vermeiden (siehe Kastentext).

Ergänzendes zum Thema
Übersicht
Mit Regelungen für Klarheit sorgen

Der elektronische Rechnungsaustausch ist kein Selbstläufer. Mit firmenindividuellen Regelungen sorgen Unternehmen gegenüber Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Finanzbehörden für Klarheit.

Kontrollverfahren

Rechnungsempfänger müssen eine eindeutige Zuordnung von erbrachter Leistung und erstellter Rechnung sicherstellen. Dazu benötigen sie ein internes Kontrollsystem, das einen „verlässlichen Prüfpfad“ von der Bestellung bis zur Bezahlung gewährleistet. Der Unternehmer ist in der Wahl eines geeigneten Verfahrens frei. Hierfür sind Verarbeitungsstandards zu definieren und sicherheitshalber auch zu dokumentieren.

Einzelvereinbarungen

Der Rechnungsempfänger muss dem elektronischen Rechnungsaustausch grundsätzlich zustimmen. Häufig erfolgt dies stillschweigend, indem ein Hinweis in den allgemeinen Geschäftsbedingungen des Rechnungsausstellers unwidersprochen bleibt. Mehr Klarheit und Sicherheit bieten einzelvertragliche Regelungen zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger, insbesondere bei strategischen Kunden und Lieferanten. So lassen sich etwa die Datenqualität der Rechnungen oder die Haftung bei Fehlversendungen regeln.

Archivierung

Elektronische Rechnungen sind in dem elektronischen Format der Ausstellung beziehungsweise des Empfangs aufzubewahren. Die aufbewahrten Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum von derzeit mindestens zehn Jahren die Voraussetzungen der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit erfüllen. Über den gesamten Zeitraum muss die EDV ständig prüfbereit bleiben.

Noch pflegen viele Unternehmen einen eher sorglosen Umgang mit elektronischen Abrechnungsdokumenten. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen erhalten eine wachsende Zahl elektronischer Rechnungen, ohne entsprechende Vorkehrungen getroffen zu haben. Doch gerade wer elektronische Rechnungen ohne qualifizierte digitale Signatur oder über das Electronic-Data-Interchange-Verfahren (EDI) – im Rahmen des sogenannten dritten Weges – empfängt, hat weitreichende Anforderungen zu erfüllen. Die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der empfangenen Dokumente trägt allein der Rechnungsempfänger – vom Rechnungseingang bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Jetzt Newsletter abonnieren

Verpassen Sie nicht unsere besten Inhalte

Mit Klick auf „Newsletter abonnieren“ erkläre ich mich mit der Verarbeitung und Nutzung meiner Daten gemäß Einwilligungserklärung (bitte aufklappen für Details) einverstanden und akzeptiere die Nutzungsbedingungen. Weitere Informationen finde ich in unserer Datenschutzerklärung.

Aufklappen für Details zu Ihrer Einwilligung

(ID:35892730)