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E-Mail Elf Tipps für einen guten Eindruck bei der E-Mail-Kommunikation

| Autor / Redakteur: Hans Eigenmann / Stéphane Itasse

Hastig wird noch eine Botschaft an den Geschäftspartner in den Rechner gehackt. An Orthographie und Satzbau wird kein Gedanke verschwendet, die Grußformel reduziert sich auf drei Buchstaben. Solche Korrespondenz ist an der Tagesordnung. Ohne E-Mail hinterlässt man einen schlechten Eindruck, mit E-Mail muss es nicht unbedingt ein positiver Eindruck sein.

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Vor noch gut hundert Jahren hatten wir es leichter in der Kommunikation. Wenn wir mit einem Mitmenschen etwas zu regeln hatten, setzten wir uns mit ihm zusammen oder wir schickten eine schriftliche Botschaft, die wir von Hand verfassten und per Post oder per Boten übermitteln ließen.

Immer mehr Kommunikationsmittel stehen zur Verfügung

Für fast alle Menschen stehen heute mindestens vier weitere Kommunikationsmedien zur Verfügung: Wir können telefonieren, wir können mailen, ein SMS senden oder unsere Mitteilung auf Facebook, Twitter & CO. „posten“. Marshall McLuhan hielt schon 1961 fest, dass am Beispiel der Erfindung des Buchdrucks sehr gut gezeigt werden kann, wie das Kommunikationsmedium den Inhalt, also die vermittelte Botschaft, beeinflusst (McLuhan, 2008).

Seine These im griffigen Titel hat sich mittlerweile über weite Strecken bestätigt. Klar ist ohne Zweifel, dass die Verbindlichkeit oder Seriosität einer Nachricht im inhaltlichen Sinne vom Übermittlungsmedium sehr stark beeinflusst wird. Ich gehe sogar so weit zu behaupten, dass es eine Art „Hitparade“ der Kommunikationsmedien gibt, die wir sinnvollerweise beachten, wenn wir so verstanden werden möchten, wie uns das wichtig ist.

E-Mail – gekonnt, zeitgemäß und professionell genutzt

Ohne Mailverkehr wäre unser modernes Geschäftsleben wohl nicht mehr denkbar. Dessen Vorzüge liegen auf der Hand: Schriftkommunikation ohne Zeitverzug, die Möglichkeit von Dokument-Anhängen besteht, der Empfänger ist frei in der Wahl des Zeitpunkts der Lektüre (er wird nicht wie beim Telefon gestört), die Kostenfreiheit und vieles mehr.

Dennoch hat dieses sehr praktische und kaum mehr wegdenkbare Medium unsere Kommunikation beeinflusst, und dies nicht nur positiv. Wir müssen uns, wenn wir nicht in der Flut unserer Mails ertrinken wollen, einige Regeln einverleiben, die zusammen genommen einen Mail-Knigge ausmachen, der heute von den meisten Beratern in ähnlichem Sinne dringend empfohlen wird.

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