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Beschaffung

Gemeinkosten im Visier – Einsparpotenziale sind enorm

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In anderen Fällen sind die Zentraleinkäufer zwar formal zuständig; sie werden aber erst dann aktiv, wenn der eigentliche Anfrage- und Verhandlungsprozess von den Bedarfsträgern selbst durchgeführt wurde. Selbst in größeren Firmen wird dadurch die wichtige Beschaffungsfunktion zur Bestellschreibstube degradiert.

Die Maverick Buying Rate, das heißt jener Anteil der Ausgaben für Zukäufe indirekter Güter und Dienstleistungen, der nicht über den zentralen Einkauf abgewickelt wird, beträgt zurzeit in der Industrie im Durchschnitt 41 %. Hauptgründe sind fehlende, unklar formulierte oder nicht durchgesetzte Einkaufsrichtlinien.

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Mit Gemeinkostenwertanalyse Prioritätenliste aufstellen

Ein Kardinalfehler besteht oft darin, dass für die Order von indirekten Materialien und Dienstleistungen nicht zwingend ein Bestellformular vorgeschrieben ist. Stattdessen gibt es nur eine Rechnung. Diese aber wird von den meisten Einkaufscontrolling-Systemen nicht erfasst. Damit fehlt eine wichtige Voraussetzung, um Ausgabenanalysen durchzuführen und die Ursachen für eine bis dato uneffektive, zu teure Beschaffung beziehungsweise Ansatzpunkte für Verbesserungen zu erkennen.

Für das Gemeinkostenmanagement stehen den Unternehmen Instrumente zur Verfügung, die speziell für diesen Bereich konzipiert wurden oder die aus anderen Funktionsbereichen stammen. Als wichtigstes ist die Gemeinkostenwertanalyse zu nennen. Mit ihrer Hilfe lässt sich das Konglomerat aus Dutzenden von Kostenstellen – vom Büromaterial bis zur Abfallbeseitigung – und deren Auswirkungen auf das Unternehmensergebnis durchleuchten und eine Prioritätenliste aufstellen.

An der Professionalisierung des Einkaufs hapert es

Laut einer Studie der EBS European Business School, Wiesbaden, weisen Unternehmen, die dieses Instrument einsetzen, die höchste Prozesszufriedenheit in Bezug auf Kostenreduktionseffekte auf. Gleiches gilt für das Vertragsmanagement und die Lieferantenbewertung. Allerdings setzen nur 4,3 % der Firmen die Gemeinkostenwertanalyse ein; beim Vertragsmanagement sind es immerhin 27,3 % und bei der Lieferantenbewertung 29,5 %. Diese Zahlen zeigen: Es besteht ein deutlicher Nachholbedarf in der betriebswirtschaftlichen Professionalisierung des Einkaufs.

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