Dokumentenmanagement Gepackte Zeichnungen, Grafiken und Textformate forcieren den Workflow

Autor / Redakteur: Ulrich Isermeyer / Dietmar Kuhn

In entwickelnden und produzierenden Unternehmen fällt tagtäglich eine Menge an Dokumenten unterschiedlichster Formate an. Die Weitergabe und der Austausch dieser Dokumente erweist sich meist als der große Hemmschuh in der digitalen Unternehmenswelt. Mit dem bekannten PDF-Format lassen sich die verschiedenen Formate vereinen und austauschen.

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Bild 1: Für einen schnellen, reibungslosen und sicheren Dokumentenaustausch von Informationen aus 2D- und 3D-Zeichnungen, Textformaten und Formularen bietet sich das Adobe-PDF-Format an.
Bild 1: Für einen schnellen, reibungslosen und sicheren Dokumentenaustausch von Informationen aus 2D- und 3D-Zeichnungen, Textformaten und Formularen bietet sich das Adobe-PDF-Format an.
( Archiv: Vogel Business Media )

PDFs für effizientere Prozesse? Wozu der Einsatz von Dokumenten, wo doch immer mehr Geschäftsprozesse über Spezial-Portale abgewickelt werden und sich CAD-, PLM- und PDM-Systeme in der Fertigungsindustrie längst etabliert haben?

Es scheint nicht ganz ohne zu gehen, wie eine Studie von AMD Research zeigt: Obwohl allein in den Jahren 2001 bis 2005 rund 42 Mrd. US-Dollar in Unternehmens-IT investiert wurden, finden 51% aller Prozessschritte informell und außerhalb der implementierten IT-Systeme statt. Das liegt in erster Linie daran, dass diese Systeme meist für interne Prozesse oder die Kommunikation mit großen Partnern implementiert wurden, wo sie zweifelsohne auch gut funktionieren.

Da technische Daten meist aber auch mit einer Vielzahl anderer Projektbeteiligter ausgetauscht werden müssen, helfen sich technische Projektteams oft mit dem unstrukturierten Einsatz von Dokumenten. Dies geschieht dann beispielsweise per E-Mail oder als Ausdruck.

Dokumente sind für Abstimmungsprozesse aber nur dann hilfreich, wenn sie die notwendige Sicherheit gewährleisten, sie von jedem Beteiligten genutzt werden können und sich alle Informationen in einem Dokument bündeln lassen.

PDF-Dokumente stellen auch 3D-Daten dar

An dieser Stelle bietet sich die Arbeit mit dem Adobe-PDF-Format an (Bild 1). Der Ansatz ist einfach: Statt die jeweiligen Arbeitsschritte durch große Systeme zu steuern, rüstet Adobe die Dokumente selbst mit der nötigen Prozesslogik sowie der Fähigkeit, 3D-Daten darzustellen, aus. Via PDF führen Anwender Dateien beliebiger Formate, wie beispielsweise 2D-Zeichnungen, 3D-Modelle, Texte oder Präsentationen, in einer einzigen PDF-Datei zusammen.

So lassen sich alle für ein Projekt relevanten Informationen in einer Art Container – dem PDF – sammeln und von den Empfängern mit dem Adobe Reader öffnen und nutzen. Zusatzfunktionen wie die Kommentierung sowie das Ausfüllen von interaktiven Formularen erleichtern die Abstimmung im Rahmen technischer Projekte.

Ein 3D-PDF eignet sich beispielsweise für Montageanleitungen, indem es 3D-Modelle einbettet und Interaktion mit diesen erlaubt: Monteure können das entsprechende Bauteil im PDF drehen, beleuchten, zoomen oder als Explosionsdarstellung mit Animation darstellen lassen, die den Zusammenbau eines Produkts Schritt für Schritt erklärt und hierzu entsprechende Kurzerläuterungen liefert.

Mittlerweile ist das Adobe-3D-PDF zum Standard-Austauschformat in der Industrie geworden. Der Automobilhersteller Renault beispielsweise arbeitet mit 3D-PDFs, um die Design-Abstimmung mit Mitarbeitern sowie Zulieferern zu beschleunigen.

Mit einem einheitlichen PDF-Format lässt sich Zeit sparen

Die Firma 3DE, deren Kunden mit Catia, Auto-CAD oder Solid-Works arbeiten, konnte durch den Einsatz von Adobe Acrobat 3D den Zeitaufwand für ihre Abstimmungsprozesse um mehr als 50% senken. Hauptsächlich liegt das daran, dass das Übersetzen der CAD-Dateien wegfällt und die 3D-Daten direkt im PDF kommentiert werden können. Dafür schaltet 3DE mit Acrobat 3D die Kommentarfunktion frei, so dass jeder Empfänger auch mit dem Adobe Reader Kommentare einfügen kann. Die eingesammelten Kommentare werden anschließend in Acrobat 3D wieder zusammengefasst dargestellt.

Mit entsprechenden Software-Lösungen lassen sich aber auch ganze Prozesse automatisieren, beispielsweise Ausschreibungsverfahren. Das US-amerikanische Unternehmen MFG.com betreibt mit Hilfe der Adobe-Produkte Acrobat 3D, Live-Cycle und Flex einen Online-Marktplatz für die Fertigungsindustrie. Hier werden täglich komplexe, weltweite Ausschreibungsprozesse mit technischen Daten abgewickelt.

3D-Modelle per Drag and Drop ins PDF-Format konvertieren

Unternehmen, die Bauteile einkaufen möchten, stellen auf diesem Portal intuitiv per Drag and Drop ihre Ausschreibungsunterlagen zusammen. Anschreiben, Projektpläne, Verträge, 3D-Modelle und alle anderen notwendigen Daten werden aus ihren PLM-, ERP- oder anderen Systemen auf die Plattform hochgeladen und direkt in das PDF-Format konvertiert. So entsteht ein einziges Dokument, das alle Informationen enthält, die für die Ausschreibung erforderlich sind.

Dieses PDF steht nun für Bieter auf dem Portal zur Verfügung (Bild 2 – siehe Bildergalerie). Sie können es mit dem kostenlosen Adobe Reader öffnen und Bauteile in verschiedenen 3D-Darstellungsformen betrachten.

Zulieferer geben ihre Angebote über ein PDF-Formular ab, in das sie Angaben wie Preis und Liefertermin eintragen. Die Formulare aller Bieter werden über das Portal automatisch eingelesen und miteinander verglichen, so dass die Entscheidung für ein Angebot schnell und effizient möglich ist.

Offline-Verwendung, Drucken und Nachweisbarkeit in einem PDF-Dokument

Der Ausschreibende kann seinen Unterlagen eine begrenzte Lebensdauer geben, so dass sich das PDF mit den Ausschreibungsunterlagen ab einem bestimmten Stichtag nicht mehr öffnen lässt und die Einhaltung der festgelegten Ausschreibungsdauer auf diesem Wege sichergestellt wird. MFG.com vereint so die Vorteile von Dokumenten wie Offline-Verwendung, Drucken oder Nachweisbarkeit mit der intuitiven Bedienung eines modernen Portals.

Sind Aufträge an Zulieferer vergeben, müssen für effektive Abläufe innerhalb oft globaler Zulieferketten enorme Mengen hochsensibler Daten und Informationen ausgetauscht werden. Der Schutz des geistigen Eigentums bekommt dadurch gerade in Zeiten zunehmender Produktpiraterie und Patentrechtsverletzungen eine besondere Bedeutung.

Parallel dazu bedingt die fortschreitende Globalisierung der Märkte, dass Unternehmen heute Standorte in allen Zeitzonen der Welt betreiben. Automobilhersteller beispielsweise bauen aktuell Produktionsstraßen und Entwicklungsabteilungen in China oder Indien auf, wo hochsensible Produktdaten benötigt, gleichzeitig aber auch geschützt werden müssen. Wie also nicht zuviel preisgeben, aber dennoch effiziente Prozesse und höchste Qualität sicherstellen?

Digital Rights Management schützt vor Produktpiraterie

Lösungen für das Digital Rights Management (DRM) schützen Dokumente zuverlässig gegen Missbrauch. Die Funktionsweise lässt sich anhand der Lösung Adobe Live-Cycle Rights Management ES veranschaulichen. Sie ermöglicht es, Dokumente auch nach ihrer Verteilung gemäß individuell definierten Sicherheitsrichtlinien zu verwalten.

Der Schutz erfolgt dabei nicht über Firewall oder VPN, sondern direkt im verschlüsselten Dokument. PDF-Dateien, aber auch Catia-, Pro/Engineer-, Word-, Powerpoint- oder Excel-Files lassen sich mit dynamischen Nutzungsrechten ausstatten, die genfestlegen, welche Anwender die Dateien öffnen dürfen, welche Aktionen sie durchführen können und wie lange diese Rechte gültig sind. So lassen sich auch nachträglich die Rechte des Nutzers entfernen.

Ulrich Isermeyer ist Business Development Manager Acrobat bei Adobe Systems GmbH.

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