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Beschaffung

Geschulte Mitarbeiter senken die Kosten im Einkauf

| Autor/ Redakteur: Peter Zug / Claudia Otto

Um die Einsparpotenziale im Einkauf zu heben, muss die Geschäftsfsührung den Mitarbeitern dieser Abteilung die nötigen Kenntnisse und genügend Zeit zur Verfügung stellen. Ein Interimsmanager kann helfen, eine Neuausrichtung hin zum strategischen Einkauf umzusetzen.

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Durch das Tagesgeschäft haben die meisten Einkäufer kaum oder gar keine Zeit, strategische Entwicklungen zu planen und durchzuführen.
Durch das Tagesgeschäft haben die meisten Einkäufer kaum oder gar keine Zeit, strategische Entwicklungen zu planen und durchzuführen.
( Archiv: Vogel Business Media )

In keinem anderen Bereich können so schnell und so zielgerichtet die Kosten beeinflusst werden wie im Einkauf. Darüber reden und schreiben zwar auch alle, umgesetzt wird diese Erkenntnis in den Unternehmen aber leider viel zu selten. Häufig wird die Einkaufsabteilung sehr stark von direkt angrenzenden Abteilungen beeinflusst.

Vergessene Themen im Einkauf schlagen auf Endkunden durch

So werden Entscheidungen getroffen, die die Abteilung Einkauf betreffen, niemand aber bezieht den Einkauf bei der Entscheidungsfindung mit ein oder bittet ihn wenigstens um einen Ratschlag. Gibt es allerdings Probleme mit Lieferanten und die Besprechung einiger Vertragsinhalte wurde „vergessen“, finden die angrenzenden Abteilungen den Weg zum Einkauf in der Regel sehr schnell. Das größte Problem dabei ist, dass diese „vergessenen“ Themen bis hin zum Endkunden durchschlagen können.

Um diese Missstände zu beheben, muss die Einkaufsabteilung an der richtigen Stelle im Unternehmen positioniert sein und auch die entsprechende Unterstützung durch die Geschäftsleitung bekommen. Auf diese Art und Weise kann die Geschäftsführung direkt mit der Abteilung Einkauf die erforderlichen Schritte bestimmen, einleiten und den Fortschritt kontrollieren.

Einkauf auf dem Weltmarkt ist komplex

Gerade für kleine und mittlere Firmen ist eine Beschaffung auf dem Weltmarkt ein komplexer Vorgang, der oft ein sehr großes Hindernis darstellt. Grund dafür sind in erster Linie die immensen Vorlaufkosten, insbesondere das Reisen zu Messen und zu potenziellen Lieferanten.

Um die Leistungsfähigkeit von Geschäftspartnern beurteilen zu können, ist ein persönliches Treffen jedoch unbedingt notwendig. In der momentanen Situation, die durch kleinere Auftragsvolumen und drastisch reduzierte Gewinnspannen geprägt ist, steht der Einkauf aber gleichzeitig unter dem erhöhten Druck, die Kosten zu senken.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, muss der strategische Einkauf in den Unternehmen Einzug halten. Dazu müssen die Mitarbeiter in den Einkaufsabteilungen allerdings auch die erforderliche Zeit zur Verfügung haben. Doch in der Realität haben die meisten Einkäufer durch das Tagesgeschäft kaum oder gar keine Zeit, um strategische Entwicklungen zu planen und durchzuführen.

Beschäftigte im Einkauf müssen die rechtlichen Grundlagen kennen

Hinzu kommt, dass den Mitarbeitern in vielen Fällen Kenntnisse über die internationalen Märkte fehlen. Diese Kenntnisse in Erfahrung zu bringen und sich anzueignen, erfordert einen zusätzlichen Zeitaufwand bei den Mitarbeitern der Einkaufsabteilungen. Mit der Einstellung von neuen Mitarbeitern für den strategischen Bereich im Einkauf ließe sich dies zwar sicherlich beheben, dadurch würden aber wieder zusätzliche Personalkosten entstehen. Am günstigsten ist es also, die bereits vorhandenen Mitarbeiter zu schulen und ihnen die aktuellen rechtlichen Grundlagen zu vermitteln.

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