Software Mit Talent Management Software Mehrwert schaffen

Autor / Redakteur: Hermann Arnold / Claudia Otto

Viele Unternehmen beschäftigen sich mit der Einführung von Talent Management Software und investieren viel Zeit und Geld. Doch oft werden die Erwartungen nicht erfüllt. Linienvorgesetzte und Mitarbeiter nehmen das System nicht an. Sie empfinden die Prozesse als zu aufwendig und sehen den Nutzen nicht. Warum?

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Wenn die Software es allen Mitarbeitern ermöglicht, sich in den Prozess einzubringen, können Produktivität und Mitarbeitermotivation gesteigert werden.
Wenn die Software es allen Mitarbeitern ermöglicht, sich in den Prozess einzubringen, können Produktivität und Mitarbeitermotivation gesteigert werden.
(Bild: pressmaster - Fotolia.com)

Personalabteilungen sind darauf trainiert, administrative Personalprozesse effizient und korrekt zu gestalten. Lohnabrechnung, Zeiterfassung oder Fehlzeitenmanagement sind typische Vorgänge, in denen es vor allem um Standardisierung, Automatisierung und die Vermeidung von Fehlern geht. Dieselbe Herangehensweise ist im Talent Management meist nicht zielführend.

Der Begriff Personalarbeit legt nahe, dass es sich um ein homogenes Arbeitsfeld handelt, das gewissen Grundregeln folgt. Somit sollten auch Personalprozesse einheitlich aufzubauen und umzusetzen sein. Dies ist ein gefährlicher Irrglaube. In der Personalarbeit gibt es zwei sehr unterschiedliche Welten. Regeln und Methoden der einen Welt sind wenig hilfreich bis kontraproduktiv in der anderen Welt.

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Unterschiede zweier Systemeclever zunutze machen

Folglich gibt es auch zwei Arten von Systemen, die diese Welten unterstützen. Das Wissen um diese Unterschiede hilft dabei, wirksames Talent Management erfolgreich zu gestalten. Ein Großteil der von Personalabteilungen durchgeführten Arbeiten beschäftigt sich mit harten Fakten wie Löhnen, Kosten, Zeiten und ähnlichen meist finanziellen Größen. In diesem Bereich ist die Vollständigkeit, Korrektheit und Abdeckung aller Prozesse notwendig. So ist für alle Mitarbeiter eine Lohnabrechnung zwingend. Es sind alle Lohnbestandteile zu verarbeiten; man kann sich nicht auf die wesentlichen beschränken. Die Ergebnisse müssen korrekt sein – ein „gut genug“ oder „ungefähr richtig“ genügt nicht.

Anders verhält es sich mit den weichen Inhalten der Personalarbeit – insbesondere im Talent Management. Dazu gehören: Bewerbermanagement und die Einführung neuer Mitarbeiter, Mitarbeitergespräche (Zielvereinbarung und Beurteilung), Personalentwicklung und Kompetenzmanagement, Aus- und Weiterbildung, Laufbahn- und Nachfolgeplanung sowie Wissensmanagement und Unternehmensnetzwerke.

Erfassung der Daten sollte möglichst wenig aufwendig sein

Ein gutes Beispiel ist die Gewinnung neuer Mitarbeiter. Es ist wenig zielführend, wenn Personalverantwortliche in einem ersten Schritt alle Bewerbungen verarbeiten. Viel wichtiger ist, sich möglichst früh auf die vielversprechendsten Bewerber zu konzentrieren. Dies unterstützt man, indem man anhand der wesentlichen Kriterien eine Vorauswahl trifft. So kann man schnell auf gute Bewerbungen reagieren.

Bei Einstellungen gibt es auch keine exakte und richtige Entscheidung für einen einzelnen Bewerber – es ist immer ein subjektives Urteil. Auch in der Personalentwicklung macht es wenig Sinn, alle Kompetenzen aller Mitarbeiter wie in einem Lagerbewirtschaftungssystem zu erfassen und zu messen. Die Beurteilung eines Mitarbeiters ist immer ein Urteil, auch wenn Leistungs- und Entwicklungsziele als Kriterium herangezogen werden.

Prozesse für Bewerber- und Mitarbeitermanagement, die heute durch Software unterstützt werden, sollten deshalb auf die Nutzung der verfügbaren Rohdaten ausgerichtet werden; die Erfassung der Daten hingegen sollte möglichst wenig aufwendig sein.

Schon ein einfacher Prozesskann äußerst nutzbringend sein

Der Aufwand der Einrichtung und Durchführung von Prozessen nimmt zu, je genauer, vollständiger, exakter, standardisierter und objektiver man diese gestalten möchte. Der Nutzen jedoch verhält sich anders. Schon ein sehr einfacher Prozess und eine einfache Lösung erzielen einen großen Nutzengewinn. Bei der Lohnabrechnung oder ähnlichen harten Prozessen kann man nicht beliebig entscheiden, wie weit man gehen will. Dazu ist eine korrekte Datenerfassung und -verarbeitung nötig.

In weichen, wertschöpfenden Themen ist es jedoch nicht nur möglich, sondern sogar erforderlich, sich auf die wesentlichen Aspekte zu beschränken. Das Optimum liegt dort, wo man mit einer Stunde Aufwand mehr als eine Stunde Ertrag erzielt. Dies liegt in etwa bei 20 % des möglichen Aufwandes. Die Personalarbeit findet nicht nur in der Personalabteilung statt. Es gibt Prozesse, die vor allem in der Linie verantwortet werden. Dazu gehören die Beurteilung von Mitarbeitern, die Entscheidung bezüglich Entwicklungsmaßnahmen oder die Nominierung von Kandidaten für Karriereschritte. Klassische Personalprozesse werden in der Personalabteilung durchgeführt, wie beispielsweise die Lohnabrechnung oder die Führung von Urlaubskonten. Für Experten der Personalabteilung müssen Prozesse und Systeme möglichst effizient organisiert sein.

Automatismen und komplexe Systeme stellen notwendige Effizienz sicher

Die Verwendung von Automatismen und komplexen Systemen, die eine Einarbeitung und Lernkurve voraussetzen, sind sinnvoll und notwendig, um die nötige Effizienz sicherzustellen. Mitarbeiter in der Linie andererseits führen die von ihnen verantworteten Personalprozesse nicht tagtäglich durch. Deshalb müssen diese möglichst einfach organisiert und durch intuitiv zu bedienende Systeme unterstützt werden.

Ein Beispiel aus der Reisebranche soll den Sachverhalt verdeutlichen: In einem Reisebüro arbeiten Experten, die tagtäglich eine Vielzahl von Buchungen durchführen. Sie arbeiten mit Systemen, die durch Eingabe von Kurzbefehlen und Tastenkombinationen in Sekundenschnelle Buchungsabfragen und Reisebestätigungen durchführen.

Heute können Kunden über das Internet auch selbst ihre Flüge buchen. Die Internetplattformen sind nicht optimiert auf Effizienz, sondern auf Einfachheit. Ein einzelner Buchungsprozess dauert in der Regel deutlich länger als für einen geübten Experten in einem professionellen Buchungssystem – aber solche Internetplattformen sind für ungeübte Endanwender selbst ohne Schulung nutzbar. In beiden Systemwelten wird dasselbe Ergebnis erzielt: die Buchung eines Fluges für einen Kunden. Das eine Mal über ein effizientes Expertensystem, das andere Mal über ein einfaches Endanwendersystem.

Talent Management ist keine Talente-Buchhaltung

Leichte Handhabung durch alle Mitarbeiter und die Verfügbarkeit von relevanten Informationen sind die Grundvoraussetzung für ein funktionierendes und ein erfolgreiches Talent Management. Talent Management ist erfolgreich, wenn man versteht, dass es sich nicht um eine Talente-Buchhaltung handelt. Die richtige Software kann dabei unterstützen, Produktivität und Mitarbeitermotivation gleichzeitig zu steigern. Die Voraussetzung ist, dass die Software nicht nur als ein Instrument für Personalabteilung und Unternehmensführung dient. Sie muss allen Mitarbeitern ermöglichen, sich in den Prozess einbringen zu können.

* Hermann Arnold ist CEO der Umantis AG in 9001 St. Gallen (Schweiz).

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