Collaboratation und Messaging Produktive Zusammenarbeit über jede Entfernung hinweg

Redakteur: Jürgen Schreier

Eine Kommunikationssoftware, deren Hersteller die Unterstützung für das verwendete Betriebssystem zurückfährt, und Mitarbeiter, die mit den Kollegen der Muttergesellschaft mehr schlecht als recht kommunizieren: Es gab genügend Gründe, die Ablösung der vorhandenen Kommunikationsplattform der Expert-Tünkers GmbH am Standort Lorsch voranzutreiben. Nach genauer Planung, Schulungen und Tests wurde die bestehende, auf Novell Netware aufbauende Software auf ein zeitgemäßes Groupware- und Messaging-System migriert.

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Mit dem Groupware- und Messaging-System Exchange Server 2007 kommunizieren die Mitarbeiter der Expert-Tünkers GmbH am Standort Lorsch störungsfrei mit ihren Kollegen in Nordrhein-Westfalen und umgekehrt.
Mit dem Groupware- und Messaging-System Exchange Server 2007 kommunizieren die Mitarbeiter der Expert-Tünkers GmbH am Standort Lorsch störungsfrei mit ihren Kollegen in Nordrhein-Westfalen und umgekehrt.
( Archiv: Vogel Business Media )

Standortübergreifend stehen den Mitarbeitern damit heute alle Möglichkeiten der Zusammenarbeit offen – zum Beispiel der gemeinsame Zugriff auf die Kalenderfunktionen, das Delegieren von Aufgaben oder das Buchen von Ressourcen. Dank der Auslegung der Software als Cluster läuft der Betrieb sogar bei Wartungsarbeiten unterbrechungsfrei weiter.

Die Expert-Tünkers GmbH ist ein international renommiertes Maschinenbauunternehmen. Es entstand 2006, als das Familienunternehmen Tünkers Maschinenbau GmbH den Bereich Antriebstechnik der angeschlagenen Expert Maschinenbau GmbH übernahm und ihn als Expert-Tünkers GmbH auf eine neue Basis stellte. Am Standort Lorsch fertigen Spezialisten unter anderem mechanische Schrittantriebe, Drehtische und Trommelantriebe. Hauptzielgruppe ist die Automobilindustrie.

Zwei Standorte, zwei Welten

Welche Termine sind beim Kollegen Schmidt bereits blockiert? Wie lauten die Kontaktdaten des Zulieferers, mit dem Mitarbeiter Müller so gute Erfahrungen gemacht hat? Wo befinden sich sämtliche E-Mails zu einem Projekt? Schnelle Antworten auf Fragen wie diese können in der Summe die Produktivität von Mitarbeitern enorm steigern. Nach dem Zusammenschluss der Tünkers Maschinenbau GmbH und der neu gegründeten Expert-Tünkers GmbH lag dieses Ideal jedoch erst einmal in weiter Ferne – zumindest was den Austausch zwischen den beiden Standorten Lorsch in Hessen und Ratingen in Nordrhein-Westfalen betraf.

Während bei Tünkers mit Microsoft Exchange Server 2003 bereits ein modernes Groupware- und Messaging-System im Einsatz war, nutzten die Expert- Mitarbeiter eine Kombination aus dem Serverbetriebssystem Novell Netware 6.0 und der Software David Messaging v8, einer Produktentwicklung der Tobit Software AG. Letztere stellte E-Mail, Fax und Voicemail zur Verfügung. „Schon weil die Exchange-Funktionalitäten aufgrund der veralteten technischen Struktur von David auf den Standort Ratingen beschränkt blieben, mussten wir etwas unternehmen“, berichtet Expert-IT-Leiter Daniel Spriestersbach.

In der täglichen Zusammenarbeit fehlten den Mitarbeitern vor allem Standardfunktionen wie gemeinsame Kalender oder Telefonbücher. Schmerzlich vermisst wurde auch ein zentraler Speicherort, an dem sämtliche E-Mails rund um ein Kundenprojekt für alle Beteiligten leicht zugänglich hinterlegt werden konnten. Darüber hinaus hatte David-Hersteller Tobit die Unterstützung von Netware 6.0 drastisch eingeschränkt: „Novell Netware hat am Markt nicht mehr dieselbe Bedeutung wie früher“, nennt Spriestersbach als Grund.

Migration selbst vollzogen

Mitte 2007 fiel die Entscheidung: Um eine einheitliche E-Mail-Software über beide Standorte hinweg aufzubauen, migrierte Expert auf Microsoft Windows Server 2003 und auf Microsoft Exchange Server 2007, beide in der besonders leistungsfähigen Enterprise Edition. Zugunsten einer möglichst hohen Verfügbarkeit sollten beide Server als Cluster angelegt werden, ebenso der gleichzeitig unter Windows Server 2003 neu einzurichtende File-Server.

Die erforderliche Hardware, drei HP-Server, lieferte der Microsoft-Partner Maxpert, der die technische Gesamtkonzeption zusammen mit dem Kunden erarbeitete. Die Frankfurter IT-Spezialisten erfüllten auch den Wunsch nach der Aufrüstung zweier bereits vorhandener HP-Server.

In der Gewissheit, von Maxpert bei Bedarf jederzeit Unterstützung zu erhalten, entschloss sich Spriestersbach, die Einführung der Software selbst in die Hand zu nehmen: „Außer Budgetgründen sprach dafür auch der Vorteil, dass das IT-Know-how im eigenen Hause bleibt. Das gibt uns die Sicherheit, das System jederzeit voll zu beherrschen“, erklärt der IT-Leiter.

Nach dem Besuch von Schulungen wurde ein Migrationsfahrplan erstellt. Neben dem Einbinden der Cluster in die bestehende SAN-Infrastruktur und der Migration der Serverdaten wurde ein neuer Rollout der Standardinstallation für die gut 100 PC-Arbeitsplätze vorbereitet.

Aufgrund der historisch stark gewachsenen Dateibestände sah Spriestersbach der Migration der Maildaten ein wenig kritisch entgegen. Ein erfolgreicher Testlauf der Migration einzelner Postfächer gab ihm jedoch die nötige Sicherheit, mit dem Projekt fortzufahren. Im nächsten Schritt baute Spriestersbach die standortübergreifenden Microsoft Active Directory-Strukturen auf und überführte die Nutzerdaten aus dem Novell-Verzeichnisdienst eDirectory in Active Directory.

Umstellung erfolgte „zwischen den Jahren“

Die endgültige Umstellung erfolgte in der kurzen Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr: Spriestersbach und sein Kollege übertrugen die Serverdaten. Parallel hierzu wurden die Standardinstallationen der PC-Arbeitsplätze per Multicast verteilt. Bei der Software handelte es sich um Windows XP, das das bisherige Betriebssystem Windows 2000 ablöste, Office 2003 Professional, einige Zusatzsoftware sowie den Client des ERP-Systems Proalpha der Proalpha Software AG. Den Abschluss bildete die Migration der Postfächer. Schon ab dem ersten Arbeitstag im neuen Jahr hieß der Mailclient bei Expert Microsoft Outlook.

Heute profitieren alle Mitarbeiter bei Expert-Tünkers von einer standortübergreifenden, zeitgemäßen Kommunikationsinfrastruktur. Dank öffentlicher Ordner, gemeinsamer Kalender oder auch der Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren und Ressourcen zu buchen, spielt es in der Zusammenarbeit der Mitarbeiter so gut wie keine Rolle mehr, ob ein Kollege am Schreibtisch gegenüber sitzt oder am jeweils anderen Standort seiner Arbeit nachgeht.

Für die nötige Übersichtlichkeit sorgen die Funktionalitäten des neuen Exchange Unified Messaging: Neben E-Mails verwaltet es auch alle anderen Arten der Kommunikation wie Faxmitteilungen oder Sprachnachrichten im Postfach des Nutzers.

Für Mitarbeiter, die unterwegs über das Internet auf ihre Nachrichten zugreifen wollen, kann ein Webclient eingerichtet werden. Er bietet verschlüsselten Zugriff auf das Postfach, eine leistungsfähige Suchfunktion und zeigt sogar übliche Anlagen wie Word-Dokumente, Fotos oder Excel-Tabellen an, ohne dass die zugehörige Anwendung lokal installiert werden muss. Mittels Active-Sync greifen Anwender bei Bedarf auch von mobilen Endgeräten auf ihre Mails, Kalender und Kontakte zu.

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Betrieb auch bei Wartungsarbeiten möglich

Dank der Installation der Kommunikationslösung als Cluster ist hohe Verfügbarkeit gewährleistet. Eine Strategie, die sich auch bei eventuell anfallenden Wartungsarbeiten angenehm bemerkbar macht: Statt den Betrieb zu stoppen, verlagert Spriestersbach die Services einfach auf einen anderen Clusterknoten, wo sie allen Mitarbeitern unterbrechungsfrei weiter zur Verfügung stehen.

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Vorteile brachte die Auslegung als Cluster auch beim File-Server: Während zuvor alle Abteilungen auf ein und denselben Server zugriffen, ist heute je ein Server ausschließlich dem User-Bereich zugewiesen. Der andere steht exklusiv dem CAD-Bereich zur Verfügung, der regelmäßig besonders hohe Rechenleistung in Anspruch nimmt. Vorübergehende Leistungseinbrüche bei den Anwendern, bedingt durch aufwendige CAD-Berechnungen, gehören damit der Vergangenheit an.

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