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Produktivitätstrainer Ivan Blatter

So bekommen Sie Ihre E-Mail endlich in den Griff

| Autor/ Redakteur: Ivan Blatter / Dietmar Kuhn

In den Anfangszeiten der E-Mail-Kommunikation war alles noch schön geordnet, ja es war spannend und nützlich zugleich Briefe, Bilder, Skizzen und andere Dokumente mehr oder weniger per Knopfdruck zu versenden. Mittlerweile sind E-Mails fast zum Hemmschuh geworden und zählen täglich hundert oder mehr. In den Griff kriegt man die Datenflut nur durch eine strenge Organisation.

Ivan Blatter ist Produktivitätstrainer und Speaker aus Basel. Er berät und hilft Menschen, ihr Zeitmanagement zu verbessern - getreu seinem Motto „einfach produktiv“. Dies beweist er auch in der Organisation von E-Mails um der Datenflut Herr zu werden.
Ivan Blatter ist Produktivitätstrainer und Speaker aus Basel. Er berät und hilft Menschen, ihr Zeitmanagement zu verbessern - getreu seinem Motto „einfach produktiv“. Dies beweist er auch in der Organisation von E-Mails um der Datenflut Herr zu werden.
( Bild: Blatter )

Haben Sie in der Schule oder in der Ausbildung auch gelernt, wie man korrekte Geschäftsbriefe schreibt? Sicher haben Sie gelernt, wie eine korrekte Anrede lautet und natürlich haben Sie die Rechtschreibregeln gelernt.

Aber haben Sie jemals den richtigen Umgang mit E-Mails gelernt? Vermutlich nicht. Deshalb leiden wir unter der Mailflut: Wir haben nie gelernt, wie man mit E-Mail richtig umgehen soll.

E-Mails sind das Kommunikationsmittel Nummer 1 in der heutigen Arbeitswelt. E-Mails haben sich fest im Arbeitsalltag eingenistet und werden so schnell nicht verschwinden. Höchste Zeit also für ein paar Hinweise, wie Sie Ihre E-Mail in den Griff bekommen.

Wir können niemandem verbieten, uns eine E-Mail zu schicken. Auf die Anzahl E-Mails, die wir pro Tag erhalten, haben wir nur beschränkt Einfluss. Aber es liegt komplett in unserer Hand, wie wir mit den E-Mails umgehen, sobald sie bei uns im Posteingang sind. Erster und entscheidender Schritt dabei ist, den Posteingang als solchen zu benutzen: Als Eingang, in dem die Elemente nur temporär verbleiben.

Ein effizienter Umgang mit E-Mails heißt deshalb zunächst zwei Dinge:

  • 1. Jede E-Mail wird einmal aufmerksam gelesen. Danach wird sofort entschieden, was damit zu geschehen hat.
  • 2. Ist diese Entscheidung getroffen, gibt es keinen Grund, weshalb die E-Mail im Posteingang verbleiben sollte. Im Posteingang befinden sich nur ungelesene E-Mails.

Ein leerer Posteingang ist das einzige Mittel, immer die Übersicht über die E-Mails zu behalten. Der Posteingang ist deshalb auch:

  • keine Aufgabenliste;
  • kein Archiv;
  • keine Ablage und auch
  • kein Papierkorb.

Der Posteingang ist nichts anderes als ein Ort, an dem sich Ihre E-Mails temporär aufhalten, damit Sie die neuen sofort sehen. Bei einem vollen Posteingang besteht die Gefahr, E-Mails oder Aufgaben zu übersehen. Besonders wenn sich die E-Mail weiter unten befindet. Ein voller Posteingang:

  • kostet viel Zeit und
  • bringt das Risiko mit sich, Dinge zu übersehen.

Deshalb empfiehlt es sich sehr, den Posteingang täglich komplett abzuarbeiten. Das ist auch gar keine Hexerei. Denn es gibt nur fünf Möglichkeiten, was mit einer E-Mail geschehen kann:

  • 1. Sofort beantworten - wenn Sie das innerhalb von zwei Minuten können;
  • 2. Weiterleiten - wenn nicht Sie sich darum kümmern können oder müssen;
  • 3. Löschen;
  • 4. In eine Aufgabe umwandeln (und eventuell terminieren) und ablegen;
  • 5. Ablegen - wenn Sie mit der E-Mails nichts (mehr) tun müssen.

Genau nach diesem Schema arbeiten wir ja auch unsere Briefpost ab. Weshalb also nicht auch mit dem „elektronischen“ Briefen?

Wichtig ist die vierte Möglichkeit: Wenn Sie eine E-Mail nicht sofort bearbeiten können, dann machen Sie sich einen Eintrag auf Ihre Aufgabenliste (beispielsweise „Angebot für Herrn Meier erstellen“) und legen Sie die E-Mail ganz normal ab. Es gibt keinen Grund, weshalb sie im Posteingang verbleiben sollte!

Ist es wirklich so einfach? Ja, das ist so einfach. Doch was ist, wenn sich in Ihrem Posteingang hunderte oder tausende E-Mails befinden? Dann schaffen Sie reinen Tisch: Erstellen Sie einen Unterordner mit dem Namen „Alter Posteingang“ und verschieben Sie alle E-Mails in diesen Ordner. So können Sie mit einem leeren Post-eingang und einem guten Gefühl neu beginnen. Aber: Machen Sie es ab jetzt besser!

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