E-Rechnung Vereinfachung für den Versand elektronischer Rechnungen

Ein neues Format soll den Austausch elektronischer Rechnungen vereinfachen. Gemeinsam von Verbänden, Unternehmen und Ministerien im Forum elektronische Rechnung Deutschland erarbeitet, soll es papierbasierte Prozesse ablösen. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen profitieren davon.

In Deutschland werden Schätzungen zufolge jährlich 35 Mrd. Rechnungen verschickt. In über 80 % der Fälle geschieht dies per Post. Für die Erstellung, den Versand und die Weiterverarbeitung solcher Rechnungen sind sowohl beim Rechnungssteller als auch bei den Rechnungsempfängern viele zeit- und kostenintensive Prozesse nötig. Dazu zählen etwa Druck, Kuvertierung und Postversand auf der einen, Eingangsverbuchung, Prüfung und Anweisung der Zahlung auf der anderen Seite.

Elektronische Rechnung senkt Verarbeitungsdauer von 28 auf 2 min

„Die Verarbeitungsdauer einer Papierrechnung beträgt bei einer Behörde durchschnittlich rund 28 min“, sagt Dr. Friedrich Wilhelm Haug, Referatsleiter Entbürokratisierung im Bundeswirtschaftsministerium (BMWi). Unter dessen Federführung haben vier weitere Ministerien, drei Universitäten und 21 Verbände im Forum elektronische Rechnung Deutschland (Ferd) daran gearbeitet, diese Prozesse effizienter zu gestalten.

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Das Ergebnis: Zugferd (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), ein einheitliches, branchenübergreifendes Format für den Versand von elektronischen Rechnungen. „Wenn im Idealfall die Verarbeitung von Rechnungen elektronisch und automatisch erfolgen kann, dann reduziert sich die Verarbeitungsdauer auf knapp 2 min“, so Haug.

Spezielles PDF-Format als Standard für elektronische Rechnungen

Zugferd gehört zu den einfachsten Wegen, um elektronische Rechnungen zu versenden. Das Format sieht vor, dass man Rechnungen als spezielles PDF-Dokument (PDF/A-3) per E-Mail verschicken und empfangen kann. Der Vorteil von PDF/A-3: In das Dokument können auch Rechnungsdaten als XML eingebettet werden. Dies bedeutet, dass die Rechnungsdaten im PDF zusätzlich maschinenlesbar sind und daher automatisch weiterverarbeitet werden können.

Das Potenzial, so die Prozesskosten in Unternehmen zu senken, ist erheblich. Mitarbeiter etwa würden von unnötigen Routinetätigkeiten entlastet. Überdies würde durch den Wegfall von Medienbrüchen die Fehlerquote bei der Übertragung von Rechnungsdaten minimiert. Auch eine Reihe von Ministerien, die bei Ferd mit im Boot sind, plant ihrerseits bereits die Verwendung von Zugferd im Geschäftsverkehr. Für Unternehmen wiederum heißt das: Wer Rechnungen im Zugferd-Format an die öffentliche Hand stellt, kann sicher sein, dass die Daten punktgenau verarbeitet und Rechnungen punktgenau bezahlt werden.

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