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E-Rechnung

Vereinfachung für den Versand elektronischer Rechnungen

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Neues Format für elektronische Rechnungen schließt Lücke zwischen Papier und EDI-Verfahren

Zudem müssen zwischen Sender und Empfänger keine aufwendigen Vereinbarungen mehr getroffen werden. Zwar gibt es die Möglichkeit zum elektronischen Rechnungsaustausch schon länger – allerdings ist das sogenannte EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) sehr komplex, verlangt individuelle Absprachen und ist technisch mit höheren Investitionskosten verbunden. Daher kommt EDI bisher vorrangig in großen Unternehmen zum Einsatz, in denen täglich viele Rechnungen mit vielen Rechnungspositionen an denselben Geschäftspartner verschickt werden. Schickt man nur punktuell wenige Rechnungen, und dann auch noch an unterschiedliche Partner, lohnt EDI oft nicht.

Daher sind es primär kleine und mittlere Unternehmen, die vom neuen Zugferd-Format profitieren, denn auch sie können jetzt ohne größeren Aufwand elektronische Rechnungen verschicken. „Wir schließen mit Zugferd daher eine Lücke zwischen Papier auf der einen und EDI auf der anderen Seite“, so Stefan Engel-Flechsig, Leiter des Ferd.

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International gültiger Standard für den Austausch elektronischer Daten

Geebnet wurde der Weg für Zugferd durch das Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahr 2011. Mit diesem Gesetz wurden die Anforderungen an elektronische Rechnungen reduziert. Die wichtigste Neuerung: Elektronische und beleghafte Rechnungen sind nunmehr in ihrer Handhabung gleichgestellt. Bisher mussten beispielsweise elektronische Signaturen die Echtheit der Herkunft und die Integrität der Rechnung garantieren. Das ist jetzt Vergangenheit: Eine Rechnung kann nun etwa per E-Mail als PDF-Dokument verschickt werden – und das auch an internationale Kunden.

Denn das Zugferd-Format basiert auf einem international gültigen Standard für den Austausch elektronischer Daten. Und der dient als Modell für alle geplanten europäischen Lösungen zur elektronischen Rechnung. Damit das klappt, stimmen sich die 27 Mitgliedsstaaten im europäischen Multi-Stakeholder-Forum zur elektronischen Rechnung ab. So soll eine europaweite Kompatibilität der elektronischen Rechnungen gewährleistet werden.

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