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E-Rechnung

Vereinfachung für den Versand elektronischer Rechnungen

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Finanzbuchhaltungs- und ERP-Software schnell an elektronische Rechnung anpassen

Damit elektronische Rechnungen schnellstmöglich automatisch erzeugt und weiterverarbeitet werden können, müssen insbesondere die Hersteller von Finanzbuchhaltungs- und ERP-Software (Enterprise Resource Planning) ihre Angebote erweitern. Zugferd-konforme Rechnungen lassen sich zwar über ein entsprechendes Programm (PDF-Reader) betrachten. Der Empfänger kann die eingehende Rechnung dann entweder manuell abspeichern oder ausdrucken. Eine automatische Weiterverarbeitung im System des Empfängers setzt aber eine spezielle Software voraus.

„Es gibt in Deutschland rund 1200 Softwareprogramme, die Rechnungen erstellen und weiterverarbeiten können“, so Jürgen Biffar, Mitglied im Hauptvorstand des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien Bitkom. „Viele arbeiten bereits daran, ihre Angebote Zugferd-ready zu machen. Einige funktionierende Prototypen gibt es bereits.“

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Erste elektronische Rechnungen im neuen Format bereits verschickt

Zudem wagen bereits erste Unternehmen den Praxistest mit dem neuen Format. So verschickt etwa der mittelständische Dienstleister GS1 Germany seit dem 1. Juli elektronische Rechnungen auf Zugferd-Basis per E-Mail an erste Kunden. Bei der Umstellung auf den Versand elektronischer Rechnungen sind einige technische und organisatorische Dinge zu beachten. „Wichtig ist, dass sich Finanzbuchhaltung und IT rechtzeitig über die Umstellung auf die elektronische Rechnung abstimmen und schauen, an welchen Stellen im unternehmenseigenen System Anpassungen der Prozesse nötig sind“, sagt Thomas Happel, Abteilungsleiter IT bei GS1 Germany. Zudem ist der eigene Bestand an E-Mail-Adressen der Kunden zu aktualisieren und zu vervollständigen. „Es muss sichergestellt werden, dass die vorliegenden E-Mail-Adressen auch als die gültigen Adressen für die Zustellung von Rechnungen beim Kunden vorgesehen sind.“ Darüber hinaus mussten einige Kunden noch überzeugt werden, die elektronische Rechnung zu akzeptieren. „Die elektronische Rechnung wird sich jedoch schnell etablieren und Vorbehalte werden schnell abgebaut werden“, meint Happel. „Wir stellen den Unternehmen mit Zugferd ein Format für elektronische Rechnungen zur Verfügung, das für die private und öffentliche Hand erarbeitet wurde und zudem branchenübergreifend und international kompatibel ist“, fasst Engel-Flechsig die Vorteile zusammen. Für Happel ist klar, dass gerade kleine und mittlere Unternehmen vom vereinfachten Rechnungsversand profitieren werden.

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