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E-Rechnung Vereinfachung für den Versand elektronischer Rechnungen

Autor / Redakteur: Silke Vogten / Claudia Otto

Ein neues Format soll den Austausch elektronischer Rechnungen vereinfachen. Gemeinsam von Verbänden, Unternehmen und Ministerien im Forum elektronische Rechnung Deutschland erarbeitet, soll es papierbasierte Prozesse ablösen. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen profitieren davon.

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Nur wenige Klicks: Mit Zugferd soll der elektronische Rechnungsversand per E-Mail nun auch für den Mittelstand ins Rollen kommen.
Nur wenige Klicks: Mit Zugferd soll der elektronische Rechnungsversand per E-Mail nun auch für den Mittelstand ins Rollen kommen.
(Bild: GS1)

In Deutschland werden Schätzungen zufolge jährlich 35 Mrd. Rechnungen verschickt. In über 80 % der Fälle geschieht dies per Post. Für die Erstellung, den Versand und die Weiterverarbeitung solcher Rechnungen sind sowohl beim Rechnungssteller als auch bei den Rechnungsempfängern viele zeit- und kostenintensive Prozesse nötig. Dazu zählen etwa Druck, Kuvertierung und Postversand auf der einen, Eingangsverbuchung, Prüfung und Anweisung der Zahlung auf der anderen Seite.

Elektronische Rechnung senkt Verarbeitungsdauer von 28 auf 2 min

„Die Verarbeitungsdauer einer Papierrechnung beträgt bei einer Behörde durchschnittlich rund 28 min“, sagt Dr. Friedrich Wilhelm Haug, Referatsleiter Entbürokratisierung im Bundeswirtschaftsministerium (BMWi). Unter dessen Federführung haben vier weitere Ministerien, drei Universitäten und 21 Verbände im Forum elektronische Rechnung Deutschland (Ferd) daran gearbeitet, diese Prozesse effizienter zu gestalten.

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Das Ergebnis: Zugferd (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), ein einheitliches, branchenübergreifendes Format für den Versand von elektronischen Rechnungen. „Wenn im Idealfall die Verarbeitung von Rechnungen elektronisch und automatisch erfolgen kann, dann reduziert sich die Verarbeitungsdauer auf knapp 2 min“, so Haug.

Spezielles PDF-Format als Standard für elektronische Rechnungen

Zugferd gehört zu den einfachsten Wegen, um elektronische Rechnungen zu versenden. Das Format sieht vor, dass man Rechnungen als spezielles PDF-Dokument (PDF/A-3) per E-Mail verschicken und empfangen kann. Der Vorteil von PDF/A-3: In das Dokument können auch Rechnungsdaten als XML eingebettet werden. Dies bedeutet, dass die Rechnungsdaten im PDF zusätzlich maschinenlesbar sind und daher automatisch weiterverarbeitet werden können.

Das Potenzial, so die Prozesskosten in Unternehmen zu senken, ist erheblich. Mitarbeiter etwa würden von unnötigen Routinetätigkeiten entlastet. Überdies würde durch den Wegfall von Medienbrüchen die Fehlerquote bei der Übertragung von Rechnungsdaten minimiert. Auch eine Reihe von Ministerien, die bei Ferd mit im Boot sind, plant ihrerseits bereits die Verwendung von Zugferd im Geschäftsverkehr. Für Unternehmen wiederum heißt das: Wer Rechnungen im Zugferd-Format an die öffentliche Hand stellt, kann sicher sein, dass die Daten punktgenau verarbeitet und Rechnungen punktgenau bezahlt werden.

Neues Format für elektronische Rechnungen schließt Lücke zwischen Papier und EDI-Verfahren

Zudem müssen zwischen Sender und Empfänger keine aufwendigen Vereinbarungen mehr getroffen werden. Zwar gibt es die Möglichkeit zum elektronischen Rechnungsaustausch schon länger – allerdings ist das sogenannte EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) sehr komplex, verlangt individuelle Absprachen und ist technisch mit höheren Investitionskosten verbunden. Daher kommt EDI bisher vorrangig in großen Unternehmen zum Einsatz, in denen täglich viele Rechnungen mit vielen Rechnungspositionen an denselben Geschäftspartner verschickt werden. Schickt man nur punktuell wenige Rechnungen, und dann auch noch an unterschiedliche Partner, lohnt EDI oft nicht.

Daher sind es primär kleine und mittlere Unternehmen, die vom neuen Zugferd-Format profitieren, denn auch sie können jetzt ohne größeren Aufwand elektronische Rechnungen verschicken. „Wir schließen mit Zugferd daher eine Lücke zwischen Papier auf der einen und EDI auf der anderen Seite“, so Stefan Engel-Flechsig, Leiter des Ferd.

International gültiger Standard für den Austausch elektronischer Daten

Geebnet wurde der Weg für Zugferd durch das Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahr 2011. Mit diesem Gesetz wurden die Anforderungen an elektronische Rechnungen reduziert. Die wichtigste Neuerung: Elektronische und beleghafte Rechnungen sind nunmehr in ihrer Handhabung gleichgestellt. Bisher mussten beispielsweise elektronische Signaturen die Echtheit der Herkunft und die Integrität der Rechnung garantieren. Das ist jetzt Vergangenheit: Eine Rechnung kann nun etwa per E-Mail als PDF-Dokument verschickt werden – und das auch an internationale Kunden.

Denn das Zugferd-Format basiert auf einem international gültigen Standard für den Austausch elektronischer Daten. Und der dient als Modell für alle geplanten europäischen Lösungen zur elektronischen Rechnung. Damit das klappt, stimmen sich die 27 Mitgliedsstaaten im europäischen Multi-Stakeholder-Forum zur elektronischen Rechnung ab. So soll eine europaweite Kompatibilität der elektronischen Rechnungen gewährleistet werden.

Finanzbuchhaltungs- und ERP-Software schnell an elektronische Rechnung anpassen

Damit elektronische Rechnungen schnellstmöglich automatisch erzeugt und weiterverarbeitet werden können, müssen insbesondere die Hersteller von Finanzbuchhaltungs- und ERP-Software (Enterprise Resource Planning) ihre Angebote erweitern. Zugferd-konforme Rechnungen lassen sich zwar über ein entsprechendes Programm (PDF-Reader) betrachten. Der Empfänger kann die eingehende Rechnung dann entweder manuell abspeichern oder ausdrucken. Eine automatische Weiterverarbeitung im System des Empfängers setzt aber eine spezielle Software voraus.

„Es gibt in Deutschland rund 1200 Softwareprogramme, die Rechnungen erstellen und weiterverarbeiten können“, so Jürgen Biffar, Mitglied im Hauptvorstand des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien Bitkom. „Viele arbeiten bereits daran, ihre Angebote Zugferd-ready zu machen. Einige funktionierende Prototypen gibt es bereits.“

Erste elektronische Rechnungen im neuen Format bereits verschickt

Zudem wagen bereits erste Unternehmen den Praxistest mit dem neuen Format. So verschickt etwa der mittelständische Dienstleister GS1 Germany seit dem 1. Juli elektronische Rechnungen auf Zugferd-Basis per E-Mail an erste Kunden. Bei der Umstellung auf den Versand elektronischer Rechnungen sind einige technische und organisatorische Dinge zu beachten. „Wichtig ist, dass sich Finanzbuchhaltung und IT rechtzeitig über die Umstellung auf die elektronische Rechnung abstimmen und schauen, an welchen Stellen im unternehmenseigenen System Anpassungen der Prozesse nötig sind“, sagt Thomas Happel, Abteilungsleiter IT bei GS1 Germany. Zudem ist der eigene Bestand an E-Mail-Adressen der Kunden zu aktualisieren und zu vervollständigen. „Es muss sichergestellt werden, dass die vorliegenden E-Mail-Adressen auch als die gültigen Adressen für die Zustellung von Rechnungen beim Kunden vorgesehen sind.“ Darüber hinaus mussten einige Kunden noch überzeugt werden, die elektronische Rechnung zu akzeptieren. „Die elektronische Rechnung wird sich jedoch schnell etablieren und Vorbehalte werden schnell abgebaut werden“, meint Happel. „Wir stellen den Unternehmen mit Zugferd ein Format für elektronische Rechnungen zur Verfügung, das für die private und öffentliche Hand erarbeitet wurde und zudem branchenübergreifend und international kompatibel ist“, fasst Engel-Flechsig die Vorteile zusammen. Für Happel ist klar, dass gerade kleine und mittlere Unternehmen vom vereinfachten Rechnungsversand profitieren werden.

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