Stichprobeninventur spart Zeit und reduziert das Fehlerrisiko

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Denn die Integration verhindert jeden Probe- oder Testlauf, da der Anwender die Inventur immer formal starten muss. Dies unterbindet die Durchführung von freiwilligen unterjährigen Testinventuren; es sei denn, der Anwender lässt sich durch seine IT-Abteilung regelmäßig ein aktuelles (komplettes) SAP-Testsystem aufbauen und nutzt dieses genauso konsequent. Hinzu kommt auch, dass der Einsatz von Fremdsystemen für die Lagersteuerung die Nutzung der Datenhaltung von SAP verhindert.

Das wiederum erfordert auf jeden Fall eigene Schnittstellenprogramme mit zusätzlichem Programmieraufwand. An dieser Stelle ist also die IT-Abteilung immer wieder gefordert, so dass der erforderliche Aufwand nicht selten als Pauschalausrede herhält und der Anwender nicht bedient wird.

Art der Stichprobenbildung wichtig bei der Auswahl eines ERP-Systems

Letztlich existieren nur wenige Einzelsysteme, zum Beispiel Gestin 77, Invent und Stasam, die die Stichprobeninventur in ihren verschiedenen Ausprägungen unterstützen. Der zentrale Punkt für die Beurteilung dieser Systeme ist die Art der Stichprobenbildung. Wichtig für den Inventurverantwortlichen ist, dass das Zielsystem über eine automatische Stichprobenbildung mit sofortiger Überprüfung auf ihre Repräsentativität verfügt.

Die ERP-Systeme überlassen die Schichtenbildung aber eher dem Geschick des Anwenders. Das birgt natürlich das Risiko von ungeeigneten Stichprobenbildungen mit der Konsequenz von zu kleinen oder zu großen Stichprobenumfängen. Schlimmstenfalls heißt das dann nachzählen.

ERP-System muss Daten mit Warenwirtschafts- und Lagersteuerungssystem austauschen

Ein ganz entscheidender Punkt bei der Wahl eines geeigneten ERP-Systems ist die Frage des Datenaustausches zu Warenwirtschafts- oder Lagersteuerungssystemen. Dieser sollte sich einerseits einfach bewerkstelligen lassen und andererseits einen systemkonformen Datenex- und -import sicherstellen. Das einfachste Hilfsmittel ist dabei immer noch der Datenaustausch mithilfe von Textdateien.

Das System steht und fällt mit dem Wohlwollen einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die es zertifiziert haben muss. Denn ohne das entsprechende Zertifikat und die Anerkennung durch die Finanzbehörden darf das System nicht zum Einsatz kommen.

Wer ein entsprechendes System einführen will, sollte insbesondere den Anbieter in die Pflicht nehmen: Der muss den Anwender nämlich vor und nach dem Kauf bei der optimalen Durchführung von Stichprobeninventuren beraten können. Einen Schwerpunkt dabei bildet die Unterstützung bei den immer wieder auftretenden Abgrenzungsproblematiken.

Dr. Christian E. Riethmüller ist Geschäftsführer der Cerpos GmbH in 63457 Hanau.

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