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Technolit / Telekom

Spart Zeit und Geld: digitales Arbeiten im Außendienst

| Autor/ Redakteur: Katja Deichl / Frauke Finus

App statt Stift: Der Außendienst von Schweißtechnikspezialist Technolit erfasst Aufträge digital und präsentiert Produkte elektronisch. Das ersetzt Papierberge und beschleunigt den gesamten Vertriebsprozess. Der Mittelständler nutzt dafür den Knox Mobile Enrollment Service von Samsung in Kooperation mit der Telekom. So sind alle Endgeräte mit wenigen Klicks einsatzbereit.

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Überzeugungsarbeit: Auf dem Tablet können die Außendienstler bei Bedarf ihren Kunden kleine Produktvideos vorführen.
Überzeugungsarbeit: Auf dem Tablet können die Außendienstler bei Bedarf ihren Kunden kleine Produktvideos vorführen.
(Bild: Telekom)

Mittelständler und Digitalisierung? Der Digitalverband Bitkom zeichnet ein anderes Bild: In 75 % der Unternehmen laufen immer noch mehr als die Hälfte der Prozesse papierbasiert ab. Gleichzeitig will die Mehrzahl der befragten Betriebe ihren Papierverbrauch reduzieren. So auch Technolit. Die Außendienstler des Vollsortimenters in Sachen Schweißtechnik erhielten jeden Monat Post aus der Zentrale – einen Papierstapel von einem Meter Höhe, mit Änderungen und Neuigkeiten rund um Prozesse und Produkte. Und das als Ergänzung zum ohnehin 1.400 Seiten starken Katalog, der rund 50.000 Produkte für Industrie und Handwerk umfasste.

Kein leichtes Gepäck also, mit dem die Außendienstmitarbeiter zum Kunden fuhren, um Druckminderer, Absauganlagen oder Schutzhelme zu präsentieren. Denn hinzu kamen noch die Formulare und Zettelkästen, mit denen sie Kundeninformationen festhielten oder Bestellungen aufnahmen. Die Auftragsdaten schickten sie nach dem Kundenbesuch per Fax oder E-Mail an die Zentrale, wo ihre Kollegen einen Tag benötigten, um die Bestellungen zu verarbeiten.

Digital statt Papier „spart einen Wald“

Rund 235 t oder umgerechnet 350 Fichten – diese Menge an Papier benötigte das Unternehmen jährlich für die 30.000 Produktkataloge, losen Blätter und Infobroschüren. Kurz: ein teurer Katalog, der zudem schnell veraltet und zu viel Zeit, die von der Bestellung bis zur Lieferung vergeht. Kein Wunder also, dass die Außendienstler mit ihrem Wunsch nach digitalem Arbeiten bei der Geschäftsführung offene Türen einrannten. „Ohne gedruckten Katalog sparen wir 47 Mio. Blatt Papier pro Jahr ein – einen kleinen Wald“, sagt Stephan Günther, Technolit-Geschäftsführer.

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Um die bis dahin papierbasierten Aufgaben zu digitalisieren, hatte die IT-Abteilung von Technolit eine Vertriebssoftware entwickelt. Damit greifen die Außendienstler per App auf Kundeninformationen zu, erstellen individuelle Angebote, führen Produkte per Video vor – und lösen Bestellungen per Fingertipp aus. Einzige Hürde: Wie die Lösung auf die vielen Endgeräte der Mitarbeiter spielen? „Wir wollten unsere Tablets und Smartphones nicht einzeln konfigurieren“, sagt Daniel Seuring, stellvertretender IT-Leiter von Technolit. „Das wäre bei 2.700 Geräten zu aufwendig.“ Sein Unternehmen entschied sich für eine Zusammenarbeit mit der Telekom, die den Knox Mobile Enrollment Service für Samsung-Endgeräte anbietet.

Mobile Endgeräte in nur wenigen Klicks startklar

Bei dieser Lösung werden mobile Endgeräte automatisch registriert und installieren sich selbst aus der Cloud. Dazu zählt die Einrichtung des Gerätemanagements, der für die Arbeit der Außendienstler erforderlichen Apps sowie die von Technolit gewünschten individuellen Einstellungen. Für die Vertriebler heißt das: Sie geben am neuen Gerät ihr Passwort ein, sind direkt online und können mit ihren persönlichen Programmen losarbeiten. Und für die IT-Kollegen? Wenige Klicks statt 30 Minuten brauchen sie jetzt, um ein Gerät startklar zu machen.

Bestellt das Unternehmen neue Tablets oder Smartphones bei der Telekom, wird automatisch eine so genannte Knox-Kundennummer an Samsung übermittelt. „Dadurch sind die Geräte eindeutig als Eigentum von Technolit identifiziert und durch Samsung Knox Mobile Enrollment lässt sich die Managementsoftware von Technolit und die gewünschten Apps auf den Geräten installieren“, sagt Jochen Höhne, Sales Manager IT & Mobile Division bei Samsung Electronics GmbH.

Von einem weiteren Vorteil profitiert Technolit am anderen Ende des Vertriebsprozesses. So hatte die IT-Abteilung bereits 2016 eine Lagerverwaltungs-Software entwickelt. Damit wollte sie die Entnahmezeiten durch kürzere Prozesse und Wege senken. Das allein beschleunigte die Abläufe allerdings nicht spürbar. Unbefriedigend für den hessischen Mittelständler: Laut Research Now und Meta Pack bricht jeder zweite potentielle Kunde eine Bestellung ab, wenn die Lieferzeit länger als 24 Stunden beträgt. Erst durch die Digitalisierung des Außendienstes erreichte Technolit das Ziel, durchgängig schneller zu werden: Kundenaufträge bearbeiten die Kollegen nun in wenigen Minuten. 2.500 Pakete schicken sie so täglich auf die Reise. „Durch die Digitalisierung laufen die Vorgänge im Lager viel effizienter“, sagt Günther. Hinzu kommt: Nur 45 Minuten nach Bestelleingang ist das Paket in der Regel auf dem Weg zum LKW. „85 % der Kunden erhalten ihre Ware innerhalb von 24 Stunden. Das ist der Goldstandard in der Logistik.“

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