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Unternehmens-Software Unternehmens-Prozesse mit Software-Werkzeugen im Blick behalten

Autor / Redakteur: Ralph Schiffler / Dietmar Kuhn

Je größer die Datenmengen werden, desto schwieriger wird es, den Überblick über alle Prozesse zu behalten. Hilfe versprechen zahlreiche Projekt- und Management-Softwares. Effektiv sind jene, die von mittelständischen Beratungsunternehmen selbst entwickelt, erprobt und eingesetzt werden. Denn nur wer die Prozesse im Unternehmen wirklich kennt, kann auch optimale IT-Lösungen anbieten.

Udo Schuchert, Chef der Bochumer Schuchert Managementberatung: „Die Management-Software Factro schafft Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge und Gedanken. Für Forschung und Entwicklung etwa.“ Bild: Schuchert
Udo Schuchert, Chef der Bochumer Schuchert Managementberatung: „Die Management-Software Factro schafft Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge und Gedanken. Für Forschung und Entwicklung etwa.“ Bild: Schuchert
( Archiv: Vogel Business Media )

Moderne Software-Systeme sind aus der Blech verarbeitenden Industrie nicht mehr wegzudenken. Das gilt vor allem für technische Programme wie etwa Konstruktions- oder Simulations-Softwares. Immer wichtiger werden aber auch leistungsfähige und weitreichende Tools zur optimalen Steuerung von Projekten und Prozessabläufen. Denn nur transparente Abläufe sichern zeitnahe und damit wirtschaftlich optimale Entscheidungen auf allen Unternehmensebenen.

Eine zum Betrieb passende optimale Software hilft, Kostensenkungs-Potenziale aufzuspüren und Prozesse zu beschleunigen. „Und schafft damit Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge und Gedanken. Für Forschung und Entwicklung etwa“, stellt der Chef der Bochumer Schuchert Managementberatung Udo Schuchert fest.

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Für ihn selbst etwa war völlig inakzeptabel, dass seine hochqualifizierten Mitarbeiter rund acht Stunden im Monat für das Erstellen von Rechnungen aufwendeten, anstatt in dieser Zeit mit ihren Fähigkeiten die Unternehmensentwicklung weiter voranzutreiben. Er suchte deshalb bereits vor zehn Jahren nach einer Software, die Arbeitsabläufe unterstützt und den Rücken frei hält.

Auf dem Markt war eine solche Anwendung damals noch nicht verfügbar. Also trommelte Schuchert eine Taskforce aus Programmierern, Beratern und weiteren Mitarbeitern des Hauses zusammen. Ihr Auftrag: eine Software zu entwickeln, die den Anforderungen des Unternehmens und dessen Mitarbeitern wirklich gerecht wird.

Selbst entwickelte Fakturierungs-Software jetzt auch bei Kunden

Schucherts Kalkül ging auf: Heute beträgt beispielsweise die Fakturierung egal wie vieler Leistungen und unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter weniger als eine Minute pro Rechnung. Der organisationsweite Einsatz der cleveren Software bringt dem Unternehmen bereits Umsatzsteigerungen zwischen 8 und 10%. Mittlerweile optimiert die ehemals interne IT-Anwendung unter dem Namen Factro auch Prozesse bei mittelständischen Schuchert-Kunden.

„Was uns nutzt, nutzt auch anderen“, umschreibt der versierte Managementberater den Factro-Erfolg. Schuchert und seine Berater sprechen und verstehen die Sprache ihrer Kunden, weil sie selbst ähnliche Aufgaben lösen mussten und Factro aus eigenen Bedürfnissen heraus entwickelt haben. Deshalb bezeichnen sie sich als Theo-Pragmatiker.

Firmenchef Schuchert hat diesen Begriff, der die Arbeitsweise seines Hauses treffend beschreibt, gemeinsam mit seinem Team entwickelt. Er erklärt: „Unser Anspruch ist der ideale theo-pragmatische Berater: sozial kompetent, mit fundierten theoretischen Kenntnissen, viel solider Erfahrung und immer pragmatisch in der Umsetzung.“

Theo-Pragmatiker geben sich nicht mit Standardlösungen zufrieden, sondern suchen nach innovativen, außergewöhnlichen Ideen; immer bestrebt, umsetzbare und bezahlbare Lösungen zu entwickeln. So entstehe eine partnerschaftliche, offene und faire Zusammenarbeit zwischen Beratern und Mandanten, die gutes Consulting ausmache, so Schuchert.

Partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Mittelständlern

Das ist eine Einstellung, die viele Unternehmer schätzen. Denn der Trend „von Mittelständlern für Mittelständler“ setzt sich in der IT-Consultingbranche – trotz groß angelegter SAP-Imagekampagnen – immer mehr durch.

Während kleine Consultingfirmen und Systemhäuser ihren Kunden eher individuelle Lösungen anbieten, setzt der Software-Riese vor allem auf Standardpakete mit dennoch großem Implementierungs- und Beratungsaufwand. Für Dr. Bernd Füsser, Geschäftsführer des Bochumer Maschinen- und Anlagenbauers Karl Hamacher, kam das nicht in Frage.

Er entschied sich ganz bewusst für die mittelstandsspezifische Factro-Software, die in einer Rekordzeit von nur sechs Wochen organisationsweit in seinem Betrieb installiert werden konnte: „Die einzelnen Module sind auch einzeln erhältlich. Das macht eine genaue Abstimmung auf jeden Arbeitsplatz und damit auf unseren tatsächlichen Bedarf möglich. Wir müssen kein Geld für Anwendungen ausgeben, die der Mitarbeiter dann doch nicht nutzt.“

Software-Implementierung erfordert Wissen über betriebliche Abläufe

Bei der Wahl der Projekt- und Managementsoftware-Lösung war es dem Mittelständler besonders wichtig, dass die Schuchert Managementberatung über ein fundiertes Wissen der betrieblichen Abläufe bei Hamacher verfügt, umfangreich berät, schult und supportet. Und dass sich der Anschaffungs- und Implementierungsaufwand in deutlich unter sechs Monaten amortisiert.

Für Schuchert sind dies bedeutende Beratungsargumente, denn die Vorurteile gegen den Einsatz neuer IT-Systeme sind recht hartnäckig: zu komplex, zu teuer, nicht notwendig, wenig Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Letztlich überzeugen da nur nachweisbare Benefits.

Factro als integratives Führungs- und Controllinginstrument steuert und realisiert Ziele, Projekte und Aufgaben wirtschaftlich und ergebnisorientiert von der Idee bis zum Abschluss – innerhalb eines einzigen Tools. Und verhindert damit Reibungsverluste, die durch die Kombination verschiedener Software entstehen: „Wir konnten keine vergleichbaren Produkte ausfindig machen, die von dem Kundenbeziehungsmanagement über die Angebotslegung, Leistungsdokumentation, das Projektmanagement, das Controlling bis hin zur Fakturierung unseren unternehmerischen Prozess auch nur annähernd gut und vollständig abgebildet hätten“, so Hamacher-Geschäftsführer Füsser.

Eine Unternehmens-Software für viele Aufgaben

Früher setzte der Maschinenbauer zahlreiche Einzelprogramme wie Word für Projektberichte, MS Project für die Planung, Excel für die Kalkulation und Outlook für die Terminverwaltung nebeneinander ein. Heute werden alle relevanten Aufgaben mit Factro umfassend abgebildet. Trotzdem ist der Datenaustausch mit den gewohnten EDV-Werkzeugen – falls gewünscht – immer noch problemlos möglich.

Die Optimierungsergebnisse sind beachtlich: Die Projektübersicht wird heute innerhalb weniger Sekunden am Management-Cockpit visualisiert – egal wo sich die Führungskraft aufhält: „Früher hat man solche Erkenntnisse viel später erhalten, und konnte nicht so schnell reagieren“, so Füsser.

Des Weiteren sind Ressourcenverfügbarkeiten etwa heute in Minutenschnelle einsehbar, früher habe dies oft mehrere Tage gedauert. Und weil aktuelle Projektstände sofort auf Knopfdruck verfügbar sind, entfallen zeitaufwändige Rückfragen und Klärungen: „Das spart pro Mitarbeiter locker zwei bis vier Stunden in der Woche.“

Die Schuchert Managementberatung spricht sogar von Effizienzsteigerungen von deutlich mehr als 15%. So könne ein Unternehmen, in dem 50 Mitarbeiter in Projekten arbeiten, allein einen wöchentlichen Zeitgewinn realisieren, der etwa sechs eingearbeiteten Vollzeitmitarbeitern entspricht. Darüber hinaus schaffe Factro als Führungstool ganz neue Formen der zielfördernden, zwischenmenschlichen Kommunikation: „Und bildet damit die Grundlage zu eigenverantwortlichem und teamorientiertem Handeln“, so Schuchert.

Das können auch Hamacher-Chef Füsser und seine Mitarbeiter nach einiger Erfahrung mit der neuen Software-Lösung bestätigen.

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